Collaboration tool
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Estimated start date of use: April 1st, 2020
1 概要
1.1 Purpose
Collaboration tool is a communication tool over Internet with each own computers or smartphones. School of Science introduces Webex as a result of comparison of several services.
1.2 Available services
- Virtual Meeting Room “Webex Meetings”
- Each paid user has each virtual meeting room and can invite participants. Up to 1,000 people can participate in a room.
- Each user is assigned static “Meeting Number”. Another (random) number is assigned when a user schedules a meeting.
- Video conference system (Polycom, etc.) can connect to the room.
- The meeting can be recorded, and the data is saved infinitely.
- Transcription function from recording is provided. (English only)
- Messaging space “Webex Teams”
- Basic function
- A user creates “space” 、その中でアカウント（無料で作成可能）を持つ者同士文字メッセージのやりとり（チャット）が可能です。理学系外のユーザーともアカウントを持っていればやりとりが可能です。
- Up to 5,000 users can join a space.
- All messages are saved in cloud, and you can review them from other device. Files can be shared.
- スペース内で音声・ビデオチャットも可能ですが、3 人を超えるスペースでは利用できません。
- Paid users’ function
- 音声・ビデオチャットが 200 人までのスペースまで利用可能になります。
- スペースを『管理者モード』にすることができ、モデレータになってユーザーの追加削除、モデレータの追加削除、スペース名の編集、ユーザーの投稿したチャットの削除ができます。ゼミ内での情報交換で使われている例があります。
- スペースを『アナウンスメントモード』にすることができ、モデレータのみが投稿・ファイル共有できるようになります。お知らせ掲示板のような使い方ができます。
- Basic function
1.3 Supported environment
Users can use Webex with computer software or smartphone app. Browsers can be used, but software/app works smoothly.
Computer software and smartphone app can be downloaded from https://utokyo-sos.webex.com/ .
1.4 Notice
- Webex cannot be used on 事務業務端末.
- Some service may not be working. Prepare a fallback plan in case of some trouble.
2 Paid user
- Faculty members (Prof., Assoc. Prof., Lecturer, Asst. Prof.) and Project Faculty members of the School of Science
- URA of the School of Science
- Staff members who supports IT communication of faculty members of the School of Science
- Students of the School of Science
Other users cannot use Webex service as a paid user (i.e. cannot use Webex Meetings).
3 Preparation
Client certificate of School of Science is used to authenticate your qualification. For details on School of Science account, see School of Science account.
4 Webex Meetings
4.1 Sign in
- Access https://utokyo-sos.webex.com/ .
- Click on “Sign in”
- Enter 10-digit Universal ID@s.u-tokyo.ac.jp in mail address and click on “Next”
- You will be authenticated using client certificate of School of Science.
4.2 Initial settings on first sign in
- Configure Personal Room name, Personal Room link and Host PIN in Preferences -> My Personal Room.
4.3 Start a meeting
- Click on “Home” icon.
- Click on “Start Meeting”.
- Cisco Webex Meetings application launches. Click on “Start Meeting”.
- Enjoy!
4.4 Schedule a meeting in the future
- Click on “Schedule”.
- Enter topic, password, etc.
- Click on “Schedule”.
- Meeting Information is shown. Tell it to attendees.
- Invitation mail will be sent if you enter attendees.
- Tell information under “Join by video system” to attendees who use video conference system such as Polycom.
4.5 Start a scheduled meeting
- Scheduled meetings are listed under “Scheduled meetings”. Click on “Start”.
- Cisco Webex Meetings application launches. Click on “Start Meeting”.
- Enjoy!
5 Webex Teams
5.1 Sign in
- Access https://teams.webex.com/signin .
- Enter 10-digit Universal ID@s.u-tokyo.ac.jp in mail address and click on “Next”
- You will be authenticated using client certificate of School of Science.
5.2 Search for a user
You can search for a user with his/her name or 10-digit Universal ID.
- 名前は、変更していなければ理学系研究科アカウントに登録された名前（日本人は漢字・ひらがな等、外国の方はアルファベット表記）で検索することができます。
- 名字のみでも検索することができるようです。
- 半角スペースを入力すると検索が開始されるようです。一文字の名字の方を検索するときは半角スペースを2個必要なようです。
- 理学系外の方を検索する時は、基本的にはメールアドレスを使用して検索することができます。
5.3 グループチャットを開始する
- 検索窓の右の「＋」アイコンをクリックし、「スペースの作成」をクリックします
- スペースの名前を入力し、上記の「チャット相手を探す」と同じ方法でスペースに参加するユーザーを検索します
- 「作成」をクリックします
