Collaboration tool

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1 概要

1.1 Purpose

Collaboration tool is a communication tool over Internet with each own computers or smartphones. School of Science introduces Webex as a result of comparison of several services.

1.2 Available services

Virtual Meeting Room “Webex Meetings”
- Each paid user has each virtual meeting room and can invite participants. Up to 1,000 people can participate in a room.
- Each user is assigned static “Meeting Number”. Another (random) number is assigned when a user schedules a meeting.
- Video conference system (Polycom, etc.) can connect to the room.
- The meeting can be recorded, and the data is saved infinitely.
- Transcription function from recording is provided. (English only)

Messaging space “Webex Teams”
- Basic function
  - A user creates “space” 、その中でアカウント（無料で作成可能）を持つ者同士文字メッセージのやりとり（チャット）が可能です。理学系外のユーザーともアカウントを持っていればやりとりが可能です。
  - Up to 5,000 users can join a space.
  - All messages are saved in cloud, and you can review them from other device. Files can be shared.
  - スペース内で音声・ビデオチャットも可能ですが、3 人を超えるスペースでは利用できません。
- Paid users’ function
  - 音声・ビデオチャットが 200 人までのスペースまで利用可能になります。
  - スペースを『管理者モード』にすることができ、モデレータになってユーザーの追加削除、モデレータの追加削除、スペース名の編集、ユーザーの投稿したチャットの削除ができます。ゼミ内での情報交換で使われている例があります。
  - スペースを『アナウンスメントモード』にすることができ、モデレータのみが投稿・ファイル共有できるようになります。お知らせ掲示板のような使い方ができます。

1.3 Supported environment

Users can use Webex with computer software or smartphone app. Browsers can be used, but software/app works smoothly.

Computer software and smartphone app can be downloaded from https://utokyo-sos.webex.com/ .

1.4 利用上の注意

事務業務端末では利用できません。
すべてのサービス・すべての要素が常時動作しているとは限りません。トラブル時にどうするかはあらかじめ想定しておいてください。

2 Paid user

Faculty members (Prof., Assoc. Prof., Lecturer, Asst. Prof.) and Project Faculty members of the School of Science
URA of the School of Science
Staff members who supports IT communication of faculty members of the School of Science
Students of the School of Science

Other users cannot use Webex service as a paid user (i.e. cannot use Webex Meetings).

3 利用前の準備

サービス利用の際の認証には理学系研究科アカウントのクライアント証明書を使用します。理学系研究科アカウントについては以下のページを参照してください。

School of Science account

4 Webex Meetings

4.1 Sign in

Access https://utokyo-sos.webex.com/
Click on “Sign in”
Enter 10-digit Universal ID@s.u-tokyo.ac.jp in mail address and click on “Next”
- You will be authenticated using client certificate of School of Science

4.2 初回サインイン時の設定

基本設定のパーソナル会議室の会議室名・URL・主催者PINをいじる

4.3 すぐに会議を開始する

「ホーム」アイコンをクリックします
「ミーティングを開始する」をクリックします
Cisco Webex Meetingsアプリケーションが起動しますので、「ミーティングを開始」をクリックします
- Enjoy!

4.4 会議をスケジュールする

「ミーティングを開始する」をクリックします
議題やパスワード等を入力します
「スケジュールする」をクリックします
- URLやミーティング番号等、ゲストの方が接続するのに必要な情報が表示されます。メール等で出席者に周知してください。
- 議題やパスワード等と同時に出席者を登録していれば、招待メールが自動的に送信されます。
- Polycomなど、テレビ会議システムから参加する参加者には、「ビデオシステムで参加」の所に書かれた情報を周知してください。

4.5 スケジュールした会議を開始する

「開催予定のミーティング」にリストされていますので、「開始」をクリックします
Cisco Webex Meetingsアプリケーションが起動しますので、「ミーティングを開始」をクリックします
- Enjoy!

5 Webex Teamsの利用方法

PCでは、ブラウザからも利用できますが、特に日本語でのやりとりにおいてソフトウェアの使用を強くお勧めします。

5.1 サインイン方法

勤務先のメールアドレスとして、共通ID@s.u-tokyo.ac.jp を入力し、「次へ」をクリックします

理学系研究科アカウントのクライアント証明書による認証がおこなわれます

5.2 チャット相手を探す

チャット相手は、名前か共通IDによって検索することができます。

名前は、変更していなければ理学系研究科アカウントに登録された名前（日本人は漢字・ひらがな等、外国の方はアルファベット表記）で検索することができます。
名字のみでも検索することができるようです。
半角スペースを入力すると検索が開始されるようです。一文字の名字の方を検索するときは半角スペースを2個必要なようです。
理学系外の方を検索する時は、基本的にはメールアドレスを使用して検索することができます。

5.3 グループチャットを開始する

検索窓の右の「＋」アイコンをクリックし、「スペースの作成」をクリックします
スペースの名前を入力し、上記の「チャット相手を探す」と同じ方法でスペースに参加するユーザーを検索します
「作成」をクリックします