コラボレーションツール

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2020年4月1日よりサービス提供が開始される予定です。

1 概要

1.1 利用目的

コラボレーションツールは、各自のコンピューターやスマートホン等を用い、ネットワーク経由でやりとりのできるコミュニケーションツールです。学外とコラボレーションをしながら研究を進めるシーンが多くなり、研究者の仕事のしかたも多様化しているため導入されることになりました。 複数のサービスを比較検討した結果、理学系研究科ではWebexを導入しています。

1.2 提供されるサービス

• 仮想会議室『Webex Meetings』
  • 有償ユーザーは 1 つずつ会議室を持つことができ、他の参加者を招待できます（メールで会議情報を送付します）。会議室あたり 1,000 人が参加可能。
  • ユーザーごとには固定の会議室番号が付与されるが、スケジュールを設定すると別の（乱数の数字）会議室番号が生成されます。
  • ゲストとしてテレビ会議システム（Polycom など）も会議室に接続可能です。
  • 会議を録画することができ、保存容量は無制限です。
  • 録画から自動で文字起こしする機能（英語のみ）があります。

• メッセージングスペース『Webex Teams』
  • 基本機能
    • 「スペース」を作成して、その中でアカウント（無料で作成可能）を持つ者同士文字メッセージのやりとり（チャット）が可能です。理学系外のユーザーともアカウントを持っていればやりとりが可能です。
    • スペースあたり 2 人～最大 5,000 人まで参加可能です。
    • スペース内のメッセージは全てクラウドに保存されており、別の端末でログインし直してもメッセージの履歴を全て見返すことができます。ファイル共有も可能です。
    • スペース内で音声・ビデオチャットも可能ですが、3 人を超えるスペースでは利用できません。
  • 有償ユーザーは使える機能が広がる
    • 音声・ビデオチャットが 200 人までのスペースまで利用可能になります。
    • スペースを『管理者モード』にすることができ、モデレータになってユーザーの追加削除、モデレータの追加削除、スペース名の編集、ユーザーの投稿したチャットの削除ができます。ゼミ内での情報交換で使われている例があります。
    • スペースを『アナウンスメントモード』にすることができ、モデレータのみが投稿・ファイル共有できるようになります。お知らせ掲示板のような使い方ができます。

1.3 利用できる環境

PCのソフトウェア・スマートホンのアプリで利用可能です。PCのブラウザでも利用可能ですが、ソフトウェアを使用した方が滑らかに利用できます。

PCのソフトウェア・スマートホンのアプリは、 https://utokyo-sos.webex.com/ から入手可能です。

1.4 利用上の注意

• 事務業務端末では利用できません。
• すべてのサービス・すべての要素が常時動作しているとは限りません。トラブル時にどうするかはあらかじめ想定しておいてください。

2 有償ユーザ

• 理学系研究科を本務とする教員・特任教員
• URA
• 理学系研究科の教員のITコミュニケーションを支援する事務職員
• 理学系研究科・理学部を本務とする学生

3 利用手順

サービス利用の際の認証には理学系研究科アカウントのクライアント証明書を使用します。理学系研究科アカウントについては以下のページを参照してください。

• 理学系研究科アカウント

4 Webex Meetingsの利用方法

4.1 ログイン方法

1. https://utokyo-sos.webex.com/ にアクセスします
2. 「サインイン」をクリックします
3. メールアドレスとして、 共通ID@s.u-tokyo.ac.jp を入力し、「次へ」をクリックします
4. 理学系研究科アカウントのクライアント証明書による認証がおこなわれます

4.2 初回サインイン時の設定

1. 基本設定のパーソナル会議室の会議室名・URL・主催者PINをいじる

4.3 すぐに会議を開始する

1. 「ホーム」アイコンをクリックします
2. 「ミーティングを開始する」をクリックします
3. Cisco Webex Meetingsアプリケーションが起動し、