Collaboration tool

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Estimated start date of use: April 1st, 2020

1 概要

1.1 Purpose

Collaboration tool is a communication tool over Internet with each own computers or smartphones. School of Science introduces Webex as a result of comparison of several services.

1.2 Available services

  • Virtual Meeting Room “Webex Meetings”
    • Each paid user has each virtual meeting room and can invite participants. Up to 1,000 people can participate in a room.
    • Each user is assigned static “Meeting Number”. Another (random) number is assigned when a user schedules a meeting.
    • Video conference system (Polycom, etc.) can connect to the room.
    • The meeting can be recorded, and the data is saved infinitely.
    • Transcription function from recording is provided. (English only)
  • Messaging space “Webex Teams”
    • Basic function
      • A user creates “space” 、その中でアカウント(無料で作成可能)を持つ者同士文字メッセージのやりとり(チャット)が可能です。理学系外のユーザーともアカウントを持っていればやりとりが可能です。
      • Up to 5,000 users can join a space.
      • All messages are saved in cloud, and you can review them from other device. Files can be shared.
      • スペース内で音声・ビデオチャットも可能ですが、3 人を超えるスペースでは利用できません。
    • Paid users’ function
      • 音声・ビデオチャットが 200 人までのスペースまで利用可能になります。
      • スペースを『管理者モード』にすることができ、モデレータになってユーザーの追加削除、モデレータの追加削除、スペース名の編集、ユーザーの投稿したチャットの削除ができます。ゼミ内での情報交換で使われている例があります。
      • スペースを『アナウンスメントモード』にすることができ、モデレータのみが投稿・ファイル共有できるようになります。お知らせ掲示板のような使い方ができます。

1.3 Supported environment

Users can use Webex with computer software or smartphone app. Browsers can be used, but software/app works smoothly.

Computer software and smartphone app can be downloaded from .

1.4 Notice

  • Webex cannot be used on 事務業務端末.
  • Some service may not be working. Prepare a fallback plan in case of some trouble.

  • Faculty members (Prof., Assoc. Prof., Lecturer, Asst. Prof.) and Project Faculty members of the School of Science
  • URA of the School of Science
  • Staff members who supports IT communication of faculty members of the School of Science
  • Students of the School of Science

Other users cannot use Webex service as a paid user (i.e. cannot use Webex Meetings).

3 Preparation

Client certificate of School of Science is used to authenticate your qualification. For details on School of Science account, see School of Science account.

4 Webex Meetings

4.1 Sign in

  1. Access .
  2. Click on “Sign in”
  3. Enter 10-digit Universal in mail address and click on “Next”
    • You will be authenticated using client certificate of School of Science.

4.2 Initial settings on first sign in

  1. Configure Meeting name, URL and Host key in 基本設定

4.3 Start a meeting

  1. Click on “Home” icon.
  2. Click on “Start Meeting”.
  3. Cisco Webex Meetings application launches. Click on “Start Meeting”.
    • Enjoy!

4.4 Schedule a meeting in the future

  1. Click on “Schedule”.
  2. Enter topic, password, etc.
  3. Click on “Schedule”.
    • Meeting Information is shown. Tell it to attendees.
    • Invitation mail will be sent if you enter attendees.
    • Tell information under “Join by video system” to attendees who use video conference system such as Polycom.

4.5 Start a scheduled meeting

  1. Scheduled meetings are listed under “Scheduled meetings”. Click on “Start”.
  2. Cisco Webex Meetings application launches. Click on “Start Meeting”.
    • Enjoy!

5 Webex Teams

5.1 Sign in

  1. Access .
  2. Enter 10-digit Universal in mail address and click on “Next”
    • You will be authenticated using client certificate of School of Science.

5.2 Search for a user

You can search for a user with his/her name or 10-digit Universal ID.

  • 名前は、変更していなければ理学系研究科アカウントに登録された名前(日本人は漢字・ひらがな等、外国の方はアルファベット表記)で検索することができます。
  • 名字のみでも検索することができるようです。
  • 半角スペースを入力すると検索が開始されるようです。一文字の名字の方を検索するときは半角スペースを2個必要なようです。
  • 理学系外の方を検索する時は、基本的にはメールアドレスを使用して検索することができます。

5.3 グループチャットを開始する

  1. 検索窓の右の「+」アイコンをクリックし、「スペースの作成」をクリックします
  2. スペースの名前を入力し、上記の「チャット相手を探す」と同じ方法でスペースに参加するユーザーを検索します
  3. 「作成」をクリックします