コラボレーションツール

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3/1時点の教員・3/1時点の特任教員・教員のITコミュニケーションを支援する事務/技術職員・URA・4/1時点の学生のうち理学系アカウントが発行されている人は利用可能になっています。


1 概要

1.1 利用目的

コラボレーションツールは、各自のコンピューターやスマートホン等を用い、ネットワーク経由でやりとりのできるコミュニケーションツールです。学外とコラボレーションをしながら研究を進めるシーンが多くなり、研究者の仕事のしかたも多様化しているため導入されることになりました。 複数のサービスを比較検討した結果、理学系研究科ではWebexを導入しています。

1.2 提供されるサービス

  1. 仮想会議室『Webex Meetings』
    • 有償ユーザーは 1 つずつ会議室を持つことができ、他の参加者を招待できます（メールで会議情報を送付します）。会議室あたり 1,000 人が参加可能。
      • ユーザーごとには固定の会議室番号が付与されるが、スケジュールを設定すると別の（乱数の数字）会議室番号が生成されます。
      • ゲストとしてテレビ会議システム（Polycom など）も会議室に接続可能です。
      • 会議を録画することができ、保存容量は無制限です。
      • 録画から自動で文字起こしする機能（英語のみ）があります。
    • 有償ユーザーは、Meetingsの兄弟にあたる以下のサービスも利用することができます。
      各サービスの比較は Webex Suite Comparison (English)をご覧ください。
      • Webex Training
        • Webex Meetingsと同様、1,000人の参加できる会議室サービスです。
        • テレビ会議システムは接続することができません。
        • テストと即時採点、インストラクター採点機能、ブレイクアウト セッションおよびハンズオン演習機能が付帯しています。
      • Webex Events
      • Webex Support
  2. メッセージングスペース『Webex Teams』
    • 基本機能
      • 「スペース」を作成して、その中でアカウント（無料で作成可能）を持つ者同士文字メッセージのやりとり（チャット）が可能です。理学系外のユーザーともアカウントを持っていればやりとりが可能です。
      • スペースあたり 2 人～最大 5,000 人まで参加可能です。
      • スペース内のメッセージは全てクラウドに保存されており、別の端末でログインし直してもメッセージの履歴を全て見返すことができます。ファイル共有も可能です。
      • スペース内で音声・ビデオチャットも可能ですが、3 人を超えるスペースでは利用できません。
    • 有償ユーザーは使える機能が広がる
      • 音声・ビデオチャットが 200 人までのスペースまで利用可能になります。
      • スペースを『管理者モード』にすることができ、モデレータになってユーザーの追加削除、モデレータの追加削除、スペース名の編集、ユーザーの投稿したチャットの削除ができます。ゼミ内での情報交換で使われている例があります。

1.3 利用できる環境

PCのソフトウェア・スマートホンのアプリで利用可能です。PCのブラウザでも利用可能ですが、ソフトウェアを使用した方が滑らかに利用できます。

PCのソフトウェア・スマートホンのアプリは、 https://utokyo-science.webex.com/ から入手可能です。

1.4 利用上の注意

  • 事務業務端末では利用できません。
  • すべてのサービス・すべての要素が常時動作しているとは限りません。トラブル時にどうするかはあらかじめ想定しておいてください。

2 有償ユーザ

  • 理学系研究科を本務とする教員・特任教員
  • 理学系研究科のURA
  • 理学系研究科の教員のITコミュニケーションを支援する事務職員
  • 理学系研究科・理学部を本籍とする学生

これ以外の方は、有償ユーザーとしての利用はできません。（i.e. Webex Meetingsは利用できません。）

3 利用前の準備

サービス利用の際の認証には理学系研究科アカウントのクライアント証明書を使用します。理学系研究科アカウントについては以下のページを参照してください。

4 Webex Meetingsの利用方法

Web会議 WebEx の使い方
情報基盤センターと大総センターによる、全学のWebexサービスのガイドです。全学のものとは「サインインの方法」と「理学系はテレビ会議システムからアクセス可能」の二点が異なりますが、他は同じで、全学のガイドの方が詳細にスクリーンショットたっぷりに書かれています。
また、Webex Training / Webex Events についての説明も書かれています。
Webex Meetings の会議マニュアル
Webex Meetingsの全体的な使い方です。
メディア:Webex_Guide.pdf
快適にWebex MeetingsとWebex Teamsを使用するためのTIP集です。痒いところに手が届くかも知れません。
メディア:Webexを安全快適に使おう-20200219_主催者・参加者.pdf
安全にWebex Meetingsを使用するための注意点です。

4.1 サインイン方法

  1. https://utokyo-science.webex.com/ にアクセスします
  2. 「サインイン」をクリックします
  3. メールアドレスとして、 共通ID@s.u-tokyo.ac.jp を入力し、「次へ」をクリックします
    • 共通IDが 1234567890 の場合は 1234567890@s.u-tokyo.ac.jp となります
    • 理学系研究科アカウントのクライアント証明書による認証がおこなわれます

4.2 初回サインイン時の設定

  1. 基本設定のパーソナル会議室の会議室名・URL・主催者PINをいじる

4.3 すぐに会議を開始する

  1. 「ホーム」アイコンをクリックします
  2. 「ミーティングを開始する」をクリックします
  3. Cisco Webex Meetingsアプリケーションが起動しますので、「ミーティングを開始」をクリックします
    • Enjoy!

4.4 会議をスケジュールする

  1. 「スケジュールする」をクリックします
  2. 議題やパスワード等を入力します
  3. 「スケジュールする」をクリックします
    • URLやミーティング番号等、ゲストの方が接続するのに必要な情報が表示されます。メール等で出席者に周知してください。
    • 議題やパスワード等と同時に出席者を登録していれば、招待メールが自動的に送信されます。
    • Polycomなど、テレビ会議システムから参加する参加者には、「ビデオシステムで参加」の所に書かれた情報を周知してください。

4.5 スケジュールした会議を開始する

  1. 「開催予定のミーティング」にリストされていますので、「開始」をクリックします
  2. Cisco Webex Meetingsアプリケーションが起動しますので、「ミーティングを開始」をクリックします
    • Enjoy!

5 Webex Teamsの利用方法

PCでは、ブラウザからも利用できますが、特に日本語でのやりとりにおいてソフトウェアの使用を強くお勧めします。

メディア:Cisco_Webex_TIPS_Japanese_rev1.2.pdf
快適にWebex MeetingsとWebex Teamsを使用するためのTIP集です。痒いところに手が届くかも知れません。

5.1 サインイン方法

  1. https://teams.webex.com/signin にアクセスします
  2. 勤務先のメール アドレスとして、共通ID@s.u-tokyo.ac.jp を入力し、「次へ」をクリックします
    • 共通IDが 1234567890 の場合は 1234567890@s.u-tokyo.ac.jp となります
    • 理学系研究科アカウントのクライアント証明書による認証がおこなわれます

5.2 チャット相手を探す

チャット相手は、名前か共通IDによって検索することができます。

  • 名前は、変更していなければ理学系研究科アカウントに登録された名前（日本人は漢字・ひらがな等、外国の方はアルファベット表記）で検索することができます。
  • 名字のみでも検索することができるようです。
  • 半角スペースを入力すると検索が開始されるようです。一文字の名字の方を検索するときは半角スペースを2個必要なようです。
  • 理学系外の方を検索する時は、基本的にはメールアドレスを使用して検索することができます。

5.3 グループチャットを開始する

  1. 検索窓の右の「＋」アイコンをクリックし、「スペースの作成」をクリックします
  2. スペースの名前を入力し、上記の「チャット相手を探す」と同じ方法でスペースに参加するユーザーを検索します
  3. 「作成」をクリックします

6 教員のITコミュニケーションを支援する事務職員

専攻・施設ごとにITコミュニケーションを支援する職員がいます。利用に関しての問題はその方にご相談ください。

教員のITコミュニケーションを支援する事務職員 （内部向け）

7 よくある質問と答え

授業で使いたい
各学科・専攻の学務担当にご相談ください。
情報基盤センターと大総センターによる、全学のWebexサービスのガイド Web会議 WebEx の使い方が参考になります。
Webexにサインインできない・サービスが利用できない
#有償ユーザに該当しているかご確認ください。
稼働状況をご確認下さい https://www.cisco.com/c/m/ja_jp/products/webex/status.html or https://status.webex.com/service/status
音がハウリングする
複数の参加者が同じ部屋にいる場合、ハウリングすることがあります。1台のスピーカー・マイクのみ有効にしてください。

8 全学サービス

Webex Meetingsが利用できない時のために以下のサービスもご検討下さい。

8.1 Google Hangout Meet

ECCS（東京大学情報基盤センター 教育用計算機システム）のG Suiteに含まれるGoogle Hangout Meetが提供されています。

利用条件・利用方法については https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2020/03/03_3131.html をご覧ください。

8.2 Webex Meetings

新型コロナウイルスに対する対処として、ECCSのECCSクラウドメールを有効化していれば（理学系以外の方も）2020/06/08までWebex Meetingsが利用できます。

利用条件・利用方法については https://www.u-tokyo.ac.jp/adm/dics/ja/90dayswebex.html をご覧ください。

理学系研究科で提供しているWebexとの差は、

  • サインインに使用するアカウントが異なる（本部は 共通ID@g.ecc.u-tokyo.ac.jp とパスワード、理学系は 共通ID@s.u-tokyo.ac.jp とクライアント証明書による認証）
  • 理学系のものは講義室等に設置されているテレビ会議システム（Polycom等）からも接続ができる

8.3 Zoom

新型コロナウイルスに対する対処として、ECCSのECCSクラウドメールを有効化していれば（理学系以外の方も）2020/04/30までZoomが利用できます。最大参加人数500人までの会議室を作成することができます。

9 参考文献

Web会議 WebEx の使い方
情報基盤センターと大総センターによる、全学のWebexサービスのガイドです
DEIM2020 オンライン開催 虎の巻
Webex Meetingsを使用してフォーラムが開催されたときのノウハウが詰まっています
Webex Help Center: マイ Webex レポート
開催したWebex Meetingsの出席者の一覧などを取得する方法が載っています
Cisco Webexではじめるテレワーク
Cisco社の手引き書です
Sony PCS シリーズ WebEx への接続方法
Sony PCSシリーズはWebex接続時にコツがあるそうです。
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